Vous connaissez certainement le terme « brainstorming » et employez cette technique dans vos réflexions pour répondre aux problématiques rencontrées dans certains projets. Mais savez vous comment bien l’organiser ? Dans cet article, nous allons vous dévoiler les 4 grandes étapes importantes pour bien organiser son brainstorming et obtenir des résultats concluants et efficaces.
Avant toutes choses, le terme « Brainstorming » se traduit en français par « remue-méninges », ce qui implique par définition qu’il faut se creuser un peu la tête pour aboutir à de bonnes idées et ainsi développer la créativité de votre projet.
Cette technique a été inventé dans les années 40 par Alex Osborn, un publicitaire Américain, et est toujours largement utilisée par les entreprises dans l’idéation de concepts. Le plan de cette exercice s’organise selon 4 grandes étapes.
La première chose à faire pour bien organiser la séance est de définir un animateur. L’objectif de ce dernier est de construire un groupe de travail productif et pertinent, avec des personnalités qui se complètent.
Pour être efficace, le nombre de participants doit être compris entre 5 et 10 personnes. Elles doivent être ouvertes à la discussion, mais avoir des opinions et une vision contrastée des autres participants. C’est cette différence qui fera l’émulation de l’échange et permettra de trouver des idées innovantes et nouvelles. C’est pourquoi il est important de laisser toutes hiérarchies à la porte avant de débuter le processus. On pourra demander par exemple à des personnes du services comptabilité de réfléchir avec les créatifs de l’agence, qui pourront eux-mêmes échanger avec des employés du service Ressources Humaines.
Il est important de comprendre qu’à ce stade, plus il y aura des personnalités différentes dans l’assemblée, plus il y aura de richesse dans les idées proposées.
L’animateur doit ensuite choisir le matériel adéquat pour rassembler les idées, ainsi que la disposition de la salle où se tient l’échange. Cette étape peut paraître anodine mais est très importante pour aboutir à un bon brainstorming. Il ne faut pas négliger le cadre de réflexion, il permettra de mettre à l’aise les participants. Par exemple, la mise en place d’un Paper Board dans une salle ou chacun peut s’assoir en cercle pour s’écouter, donnera certainement plus de résultats qu’un brainstorming sur un bureau classique, sans support commun pour rassembler les idées.
Dans cette même démarche de mettre à l’aise, il est important de définir une plage horaire pertinente pour les participants. Une réunion le mardi à 11h au sein de votre entreprise, sera certainement beaucoup plus efficace que le vendredi à 17h.
Un conseil avant de commencer la séance d’échanges, il est primordial pour l’animateur de s’assurer que tout le monde soit d’accord avec la question ou le problème de départ. Tout le monde doit disposer des mêmes informations sur le problème traité et être en accord avec les sujets abordés. Il est alors nécessaire de fixer un cadre de recherche. C’est à dire définir le périmètre de réflexion, ainsi que le temps disponible pour effectuer cette réflexion. Comme vous le voyez, il gère également le management des équipes !
C’est le cœur du Brainstorming, le moment où tout prend forme. C’est dans cette phase que l’animateur prend toute son importance. En effet, il coordonne les échanges et les réflexions de l’équipe.
Dans un premier temps, il rappel les règles à respecter par les participants pour un échange productif et respectueux. Ces règles fondamentales sont :
– de ne pas s’autocensurer
– bannir la critique
– de maintenir un rythme de réflexion soutenu
– de s’appuyer sur les idées des autres participants
Mais il n’est pas le chef pour autant ! Il est important de créer un climat détendu et de confiance, qui va stimuler les participants. C’est pourquoi la hiérarchie est ici mise de côté.
L’animateur a aussi un rôle de régulation dans le dialogue. Il peut, entre autre, stimuler les personnes introvertis, tout en veillant à ce que les participants les plus bavards et les plus présents ne s’emportent pas trop. C’est avant tout un travail d’écoute et de gestion. Il est chargé de noter chaque idées au fur et à mesure, en prenant soin de ne rien oublier. Il est d’ailleurs important que toutes les personnes conviées participent afin d’obtenir le plus de résultats possibles.
C’est dans cette dernière étape que les pistes de réflexion sont retenues ou non. Pour définir une liste propre et précise d’idées, il faut :
– les regrouper par analogie pour obtenir des «métas idées»
– supprimer ou modifier les doublons
– éliminer les idées les plus farfelues
On définit ensuite des critères d’appréciation, un outil mis en place pour choisir quelles pistes sont les plus pertinentes à explorer.
A cette étape, les équipes ont de véritables idées et solutions pour répondre à leurs projets et leurs problèmes.
En fin de brainstorming, il est primordial de bien débriefer avec son équipe et de s’assurer que tous les participants aient bien compris les points retenues. Ce processus doit servir à tout le monde, c’est pourquoi cette étape doit être réalisée avec soin.
Pour finir, il y’a certaines choses que vous devez absolument éviter pour réaliser une session de brainstorming de qualité :
– Critiquer l’avis des autres (chacun se doit d’être le plus ouvert d’esprit et respectueux possible).
– Eliminer dès le début les idées farfelues (elles sont souvent à l’origine de réelles innovations)
– Travailler sur des problématiques trop larges (l’échange manquera d’efficacité et le temps défini sera sûrement trop court pour traiter le sujet de manière optimale).
Une fois que vous avez assimilé tous ces points, vous êtes en mesure de réussir un brainstorming efficace et productif, qui vous donnera de la matière pour travailler et innover sur vos projets.